Dijitalleşen ticaret dünyasında fatura süreçleri artık kağıt üzerinden değil, elektronik sistemler üzerinden yürütülmektedir. Bir işletmeye fatura keseceğiniz zaman sormanız gereken ilk soru şudur: “Karşı taraf e-Fatura kullanıcısı mı?” Bu sorunun cevabını kesin olarak öğrenmenin yolu ise e fatura mükellef sorgulama işlemidir.
Bu makalede; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden sorgulamanın nasıl yapıldığını, özel entegratörlerin rolünü ve yanlış fatura kesmenin sonuçlarını inceledik.
e-Fatura Mükellef Sorgulama Nedir?
E fatura mükellef sorgulama, mal veya hizmet sattığınız alıcının (müşterinin), Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol etme işlemidir.
Fatura düzenleme kuralları şöyledir:
-
Alıcı e-Fatura Mükellefi ise: Mutlaka e-Fatura kesmelisiniz.
-
Alıcı e-Fatura Mükellefi değilse: e-Arşiv Fatura (veya kağıt fatura) kesmelisiniz.
Eğer sistemde kayıtlı birine yanlışlıkla e-Arşiv fatura keserseniz, bu fatura teknik olarak “hiç düzenlenmemiş” sayılabilir ve usulsüzlük cezalarıyla karşılaşabilirsiniz.
E Fatura Mükellef Sorgulama Nasıl Yapılır? (Resmi ve Pratik Yöntemler)
Mükellefiyet durumunu öğrenmek için iki temel yöntem vardır. Biri tamamen ücretsiz ve herkese açık olan resmi devlet kanalı, diğeri ise kullandığınız muhasebe programlarıdır.
1. GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) Üzerinden Sorgulama
En güvenilir ve resmi kaynak GİB’in kendi portalıdır.
-
Adım 1: efatura.gov.tr adresine gidin.
-
Adım 2: Menüden “Kayıtlı Kullanıcılar Listesi” seçeneğine tıklayın.
-
Adım 3: Karşınıza çıkan listede arama kutucuğuna müşterinizin Vergi Kimlik Numarasını (VKN) veya şahıs şirketi ise TC Kimlik Numarasını (TCKN) yazın.
-
Sonuç: Eğer firma listede çıkıyorsa e-Fatura mükellefidir. Çıkmıyorsa e-Arşiv fatura kesebilirsiniz.
2. Özel Entegratör ve Ön Muhasebe Programları
Eğer Paraşüt, Logo, Mikro veya Trendyol gibi bir entegratör veya ön muhasebe programı kullanıyorsanız, işiniz çok daha kolaydır. Bu programlar, siz müşterinin VKN’sini girdiğiniz anda arka planda otomatik sorgulama yapar ve fatura tipini (e-Fatura/e-Arşiv) kendisi belirler. Manuel kontrol yapmanıza gerek kalmaz.
Yanlış Fatura Kesmenin Riskleri Nelerdir?
Sorgulama yapmadan fatura kesmek, ticari operasyonlarınızda ciddi aksamalara yol açabilir.
-
Faturanın Reddedilmesi: e-Fatura mükellefi olan bir şirket, kendisine kesilen e-Arşiv faturasını sistemine işleyemez ve faturayı size iade eder.
-
Özel Usulsüzlük Cezası: Vergi Usul Kanunu’na göre, yanlış fatura tipi düzenlemek (örneğin e-Fatura yerine kağıt fatura kesmek) faturanın %10’u kadar (belirlenen alt limitlerin üzerinde) özel usulsüzlük cezası gerektirebilir.
-
KDV İndirimi Sorunu: Hatalı düzenlenen faturalar, karşı tarafın KDV indiriminden yararlanmasını riske atabilir.
Ticari hayatın hatasız ilerlemesi için fatura kesmeden önce e fatura mükellef sorgulama işlemini bir alışkanlık haline getirmelisiniz. Eğer manuel fatura portallarını (GİB Portal gibi) kullanıyorsanız her faturadan önce efatura.gov.tr üzerinden VKN kontrolü yapmayı ihmal etmeyin.
Otomatik sistemler kullanıyorsanız bile, vergi numaralarının doğruluğunu teyit etmek her zaman sizin sorumluluğunuzdadır.
